Rats Informations System - kf-RIS

Die Software zur Planung von Sitzungen in den Kommunalverwaltungen.

➤ Hauptfunktionen

  • Sitzungsplanung mit Erstellung der Teilnehmerlisten, Tagesordnungen und Einladungen
  • Überwachung der Vorlagen und Beschlüsse in den Versionen und in der Beratungsfolg
  • Erstellung der Niederschriften mit Erfassung der Anwesenheit und Abstimmungsergebnisse
  • Erfassung und Verwaltung von Anweisungen zu den Vorlagen, Beschlüssen und Sitzungen
  • Abrechnungen für Sitzungsgeld, Pauschalbeträge und Fahrtkosten
  • Web-Export ausgewählter Daten mit nur einem Knopfdruck für Veröffentlichungen in Ihrem Web-Schaukasten
Bearbeitungsmaske zu Tagesordnung
Tagesübersicht / Regiezentrum
  • Übersichtliche Masken sowie die intuitive Bedienung durch ein Regiezentrum erleichtern Ihnen die Arbeit.
  • Terminkalender mit übersichtlichen Kategorien (Sitzung, Niederschrift, Vorlagen, Aufgaben)
  • Sitzungsgeldberechnungen können individuell nach Personen oder Gremien über beliebige Zeiträume ausgeführt werden.
  • interne Dateiablage für erzeugte Einladungen, Niederschriften und Vorlagen
  • Durch die Verwendung unserer leistungsfähigen internen Textverarbeitung können alle Dokumente wie Einladungen, Beschlüsse und Niederschriften durch den Anwender individuell gestaltet und angepasst werden.
Dokumente mit der integrierten Textverarbeitung erstellen

➤ Stammdatenverwaltung:

  • Personenstammdatenerfassung mit Fraktions- und Gremienzugehörigkeit
  • Körperschaften einschließlich Bankverbindungen
  • Gremien und Gremienzugehörigkeit
  • gremienabhängige Sitzungsgelder und Pauschalbeträge
  • Fraktionen
  • Bankleitzahlen und Anschriften
  • Funktionen in den einzelnen Gremien und Fraktionen
  • umfangreiche Parameterverwaltung

➤ Sitzungsplanung:

  • Sitzungsdaten mit Anzeige von tagendem Gremium, Datum und Uhrzeit der Sitzung, Ort und Raum, Einladungs- und Aushängungsfristen
  • automatische und individuelle Erstellung von Teilnehmerlisten
  • Erstellung von Tagesordnungen mit automatischer Erzeugung anhand Standard - TOP und offener Beschlüsse, frei wählbare Gliederung der TOP
  • bearbeitbare Teilnehmerlisten: Komplette Gremien oder Fraktionen aber auch einzelne Personen können eingeladen werden
  • Zuordnung von Beschlussvorlagen
  • automatische Serienbrieffunktion zum Ausdruck der Einladungen für alle Teilnehmer oder mit Etiketten sowie der Unterlagen für Presse und Aushang
  • Teilnehmerlisten
  • inhaltsabhängiger Zugriff über Benutzergruppen

➤ Beschlussvorlagen:

  • individuelle Erstellung von Formatvorlagen für Beschlüsse
  • Erfassung von Einreicher, federführendes und weitere beteiligte Ämter, Vorlagennummer, Beschlussnummer, Aktenzeichen, Einbringungsdatum und Datum zur Wiedervorlage, Felder für Betreff, Hinweis, Bemerkung und TOP-Text
  • Erfassung verschiedener Versionen einer Vorlage
  • Freigabe zur Vorberatung oder Beschlussfassung
  • Erfassung finanzieller Auswirkungen
  • zusätzliche Angaben zu Rechtsgrundlagen der eingebrachten Vorschläge sowie Bemerkungen
  • Zuordnung der Beratungsfolge
  • Sperrung von abgezeichneten Beschlüssen
  • Anbindung der internen Textverarbeitung zum Drucken, Einsehen und Ändern der Vorlagen
  • inhaltsabhängiger Zugriff über Benutzergruppen

➤ Niederschriften:

  • Möglichkeit der Übernahme aller relevanten Sitzungsdaten
  • Auswertung von Anwesenheit mit Vertreter-Berücksichtigung, Anwesenheitsliste mit Erfassung der Anwesenheitszeit
  • Änderung oder Löschung von Tagesordnungspunkten
  • Erfassung und Auswertung von Abstimmungsergebnissen zu jeder Beschlussvorlage oder Tagesordnungspunkt
  • Ausdruck der gesamten Niederschrift inklusive der Texte aus den Vorlagen oder Beschlüssen
  • Erstellung von Protokollauszügen

➤ Aufgaben:

  • Erfassung und Auswertung von Aufgaben zu TOP's und/oder Vorlagen/Beschlüssen
  • Kennzeichnung als offen, gesehen, erledigt oder archiviert mit Zuordnung des verantwortlichen Bearbeiters und verantwortlichen Amtes
  • Integration in übersichtlichen Terminkalender
  • inhaltsabhängiger Zugriff über Benutzergruppen

➤ Sitzungsgeldberechnung:

  • Sitzungsgelder und Pauschalbeträge
  • Erfassung und Bearbeitung je Sitzung und Teilnehmer, Abrechnungsdruck, Abrechnungsverbuchung
  • Datenübergabe an HKR-Systeme
  • frei wählbare Zeiträume

➤ Auswertungen / Terminüberwachung:

  • Terminüberwachung, Sitzungskalender, Überwachung von offenen Beschlussvorlagen und Aufgaben über zentralen Terminkalender
  • umfangreiche Suchfunktionen in Stammdaten, Sitzungstexten, Beschlusstexten

➤ Allgemeines:

  • Netzwerkfähigkeit
  • Client: Windows (XP, Vista), 7, 8, 8.1, 10
  • Server: ab Windows 2003 - Stand 02/2014, Linux
  • umfangreiche Sicherheits- und Schutzfunktion, Schutz vor unbefugtem Zugriff auf Daten
  • Nutzer- und Programmrechteverwaltung
  • interne Textverarbeitung im Lieferumfang
  • Rechtschreibprüfung schon bei Dateneingabe
  • DOC, RTF, XLS, PDF, HTML-Ausgabe der erzeugten Dokumente
  • Progress RDBMS erforderlich
Alle verwendeten Marken- und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Markeninhaber.